Début octobre, le petit monde des réseaux sociaux d’entreprise a accueilli un nouvel acteur de taille : Workplace by Facebook. Disponible dans 30 pays dont la France, celui qu’on nommait auparavant Facebook at Work vient désormais concurrencer des solutions comme Chatter, Slack, Jive ou encore Yammer. Toujours curieuse, la team s’est penchée avec intérêt sur cette déclinaison professionnelle de Facebook !
Qu’est-ce que Workplace ?
Workplace est une plateforme conversationnelle et collaborative dédiée aux besoins de l’entreprise et de ses salariés (ou réseau social interne). On y retrouve les fonctionnalités phares de Facebook comme le fil d’actualité, la gestion de profil, la messagerie instantanée, la création de groupes et d’évènements ou encore la vidéo live et les Réactions.
En plus de ces outils « standards », la plateforme inclut :
- Un dashboard permettant de suivre l’activité des utilisateurs.
- Un système d’identification unique pour les entreprises souhaitant intégrer la plateforme à leur système informatique.
- Un outil de recherche avancée.
- Des groupes multi-entreprises pour permettre aux salariés de différentes sociétés de travailler ensemble.
Comment fonctionne Workplace ?
Seuls les salariés dont l’entreprise dispose de Workplace peuvent utiliser la plateforme. Si cette condition est remplie et qu’ils y ont été invités par l’administrateur, ils peuvent y accéder de trois manières :
- En cliquant sur le lien envoyé par mail par l’administrateur du compte Workplace.
- En passant par l’adresse dédiée [Nom de l’entreprise].facebook.com.
- En passant par l’application Workplace sur iPhone ou Android.
Une fois enregistré sur la plateforme, chaque utilisateur peut partager du contenu directement sur son journal ou dans des groupes de travail semblables aux groupes sur Facebook.
Depuis peu, Workplace intègre une fonction de mise en page pour les publications afin de structurer les messages et d’améliorer leur lisibilité. Cette fonctionnalité pourrait d’ailleurs bientôt débarquer sur la plateforme grand public.
Workplace intègre également un outil de traitement de texte en ligne qui permet de créer simplement et rapidement des documents et des newsletters. Il est ensuite possible d’envoyer cette dernière à une liste de collaborateurs présents sur la plateforme.
Pour une communication plus directe, le chat permet de converser avec tous les employés présents sur la plateforme. Comme sur Facebook, il est possible d’envoyer des fichiers et de lancer des appels en visio. La discussion instantanée est également accessible sur mobile via l’application Work Chat, comparable à Messenger.
Pour retrouver rapidement des informations sur un projet ou une actualité, la plateforme intègre un puissant outil de recherche qui couvre l’ensemble des espaces d’expression (fil d’actualité, chat, groupes).
Quelle utilité pour une entreprise ?
Workplace est un réseau social interne et offre, à ce titre, de nombreux avantages pour une entreprise. Il permet notamment de :
- Favoriser l’échange et le partage des idées au sein d’une organisation.
- Identifier les leaders.
En moyenne, un employé consacre 20% de son temps à la recherche d’informations internes en sollicitant ses collaborateurs (Rapport « the social economy », MK Kinsey&Co). La mise en place d’une plateforme comme Workplace permet de répondre à ce type de problématique. L’entreprise peut ainsi gagner en efficacité.
Plus qu’une simple plateforme collaborative comme Slack, Workplace est surtout un puissant outil de communication interne. Il permet d’informer l’ensemble des collaborateurs sur un événement, un nouveau contrat ou encore un nouveau plan stratégique. Avec la fonction vidéo live, il est même possible de relayer en temps réel une conférence annuelle, la prise de parole d’un responsable ou encore d’organiser des sessions de Questions/Réponses.
Les données sont-elles en sécurité sur Workplace ?
Après deux ans de test, Workplace semble suffisamment bien pensé pour parvenir à « connecter 3 milliards de salariés ». La plateforme arrive pourtant sur un marché fortement concurrentiel où certains acteurs sont déjà bien ancrés. Cependant, la conception « Mobile first » de Workplace, son interface familière, ses fonctionnalités simples et ses prix très compétitifs (entre 1 et 3 $ par licence utilisateur) lui donnent un avantage certain. La plateforme parvient même à rassurer sur la sécurisation des données. De nombreuses entreprises comme Danone, Teads, Century 21 ou Club Med ont d’ailleurs déjà sauté le pas. Pourquoi pas vous ?